1. Introducción: una de las dudas más habituales que recibo
Hay una pregunta que me hacen constantemente durante las inspecciones de EPIs anticaídas, las formaciones y las auditorías documentales:
«Compré este arnés anticaídas hace dos años, pero ha estado guardado en el almacén. ¿Tenía que haber estado revisándolo todos los años?»
La respuesta corta es:
No necesariamente.
Y digo «no necesariamente» porque la respuesta correcta depende de varios factores.
Lo primero que debemos entender es que no es lo mismo:
- Fecha de fabricación.
- Fecha de compra.
- Fecha de recepción.
- Fecha de puesta en servicio.
- Fecha de entrega al trabajador.
Muchas veces se mezclan todos estos conceptos y se generan exigencias documentales que no tienen demasiado sentido técnico.
Vamos a verlo con calma.
2. Lo que dice realmente la UNE-EN 365
La UNE-EN 365 es la norma que establece los requisitos generales relacionados con:
- instrucciones de uso;
- mantenimiento;
- revisión periódica de los equipos anticaídas;
- reparación;
- marcado;
- embalaje;
de los equipos de protección individual contra caídas de altura.
Dentro de la documentación de control del equipo, la norma contempla expresamente la existencia de una:
«fecha de primera puesta en servicio»
(«date first put into use» en la versión original).
Y esto no es casual.
Si la norma diferencia entre fecha de compra y fecha de primera puesta en servicio es porque ambas cosas no son necesariamente lo mismo.
Un equipo puede comprarse hoy y permanecer almacenado durante meses o incluso años antes de ser utilizado.
Por tanto, desde el punto de vista documental, la propia norma reconoce que existe una diferencia entre adquirir un equipo y ponerlo realmente en servicio.
2.1. Los propios fabricantes distinguen entre fabricación y puesta en servicio
Hay otro argumento que suele pasar desapercibido y que, en mi opinión, deja bastante clara la diferencia entre ambos conceptos.
Muchos fabricantes de equipos anticaídas establecen la vida útil de sus productos utilizando dos referencias temporales distintas:
- Tiempo máximo desde la fecha de fabricación.
- Tiempo máximo desde la fecha de puesta en servicio o primer uso.
Es decir, el propio fabricante reconoce que fabricar un equipo y ponerlo en servicio no son necesariamente la misma cosa.
Un ejemplo muy habitual lo encontramos en numerosas cuerdas semiestáticas, arneses de seguridad, elementos de amarre sin absorbedor, anticaídas retráctiles de cinta o absorbedores de energía donde el manual puede indicar algo similar a:
- Máximo 12 años desde fabricación.
- Máximo 10 años desde puesta en servicio.
O fórmulas equivalentes según la marca y el producto.
Si la fecha de compra, la fecha de fabricación y la fecha de puesta en servicio fueran exactamente lo mismo, este planteamiento carecería completamente de sentido.
Sin embargo, los fabricantes saben perfectamente que una empresa puede comprar hoy un equipo y mantenerlo almacenado durante meses o incluso años antes de asignarlo a un trabajador o incorporarlo a una instalación.
Por eso los manuales suelen diferenciar ambos hitos temporales.
Un ejemplo muy sencillo
Imaginemos una cuerda de seguridad fabricada en enero de 2025.
La empresa la compra en febrero de 2025.
Permanece almacenada correctamente hasta febrero de 2027.
Y finalmente se pone en servicio en marzo de 2027.
Desde el punto de vista de la vida útil:
- El contador desde fabricación comenzó en enero de 2025.
- El contador desde puesta en servicio comenzó en marzo de 2027.
Son dos cronómetros distintos.
Y precisamente por eso muchos fabricantes solicitan registrar expresamente la fecha de primera utilización o puesta en servicio dentro de la ficha del equipo.
Lo que esto demuestra
No demuestra que un equipo pueda almacenarse indefinidamente.
No demuestra que las condiciones de almacenamiento sean irrelevantes.
Y tampoco elimina la obligación de controlar el estado del equipo.
Lo que demuestra es algo mucho más sencillo:
Que el sector lleva décadas diferenciando claramente entre fabricar un equipo, comprar un equipo y poner un equipo en servicio.
Y si los propios fabricantes realizan esa diferenciación en sus manuales, resulta perfectamente razonable que la gestión documental de las revisiones periódicas también tenga en cuenta esa diferencia.
Ejemplos reales de fabricantes:
- Petzl → 10 años desde fabricación para productos textiles y plásticos.
- Fixe Climbing→ 15 años máximo (5 almacenamiento + 10 uso).
- Kordas → 12 años máximo (2 almacenamiento + 10 uso).
- Camp Safety → 12 años máximo (2 almacenamiento + 10 uso).
- Irudek → 12 años máximo (2 almacenamiento + 10 uso, según producto).
- Accesus → 12 años máximo (2 almacenamiento + 10 uso, según producto).
- Beal → 15 años máximo (5 almacenamiento + 10 uso).
3. ¿Cuándo empieza entonces la obligación de revisión periódica?
Desde un punto de vista técnico, la lógica es sencilla.
La revisión periódica comienza cuando el equipo entra realmente en servicio.
Es decir:
- cuando se incorpora a un sistema operativo;
- cuando se asigna a un trabajador;
- cuando se integra en un kit de rescate;
- cuando se instala para estar disponible para uso.
Mientras el equipo permanezca almacenado correctamente y sin uso operativo, no tiene sentido gestionarlo igual que un equipo que lleva un año trabajando en una obra.
4. El concepto clave: puesta en servicio
4.1. Qué significa realmente
La puesta en servicio es el momento en que el equipo deja de ser una mercancía almacenada y pasa a convertirse en una herramienta de trabajo disponible para el usuario.
Es el instante en que el equipo entra en el circuito preventivo de la empresa.
Y a partir de ahí comienzan sus obligaciones de control.
4.2. No importa si se ha utilizado mucho o poco
Aquí aparece otro error muy habitual.
Algunos trabajadores dicen:
«Sí, me entregaron el arnés hace un año, pero prácticamente no lo utilicé.»
Eso es irrelevante.
Una vez entregado:
- puede haber sufrido golpes;
- puede haber estado expuesto al sol;
- puede haber permanecido en una furgoneta;
- puede haberse mojado;
- puede haber estado en contacto con productos químicos.
La empresa ya no puede garantizar las condiciones exactas de conservación.
Por eso la fecha importante es la entrega o puesta en servicio.
No el número de veces que se utilizó.
5. Ojo: esto solo aplica si el almacenamiento ha sido correcto
Aquí aparece el matiz que mucha gente olvida.
Cuando afirmamos que un equipo almacenado no necesita revisiones periódicas porque todavía no ha sido puesto en servicio, estamos dando por hecho algo fundamental:
Que el almacenamiento ha sido correcto.
Y esto es absolutamente esencial.
Porque un equipo que lleva dos años guardado puede estar perfecto.
O puede estar destrozado.
Todo depende de cómo se haya conservado.
5.1. Qué debe evitarse durante el almacenamiento
Entre otros factores:
- radiación ultravioleta;
- exposición solar directa;
- temperaturas extremas;
- humedad elevada;
- condensaciones;
- ambientes salinos;
- polvo en suspensión;
- partículas abrasivas;
- productos químicos;
- vapores agresivos;
- aceites;
- grasas;
- aplastamientos;
- golpes;
- deformaciones.
5.2. He visto auténticas barbaridades
He visto arneses almacenados junto a ventanas durante años.
He visto cuerdas cubiertas de polvo de hormigón.
He visto anticaídas retráctiles guardados en contenedores metálicos donde en verano se alcanzaban temperaturas que parecían un horno.
Y luego alguien decía:
«No se utilizó nunca.»
Perfecto.
Pero eso no significa que esté en buen estado.
La ausencia de uso no implica ausencia de deterioro.
5.3. Cómo demostrar que el almacenamiento fue correcto
Lo ideal es disponer de:
- registros de almacén;
- control de inventario;
- procedimientos de almacenamiento;
- ubicación identificada;
- trazabilidad documental;
- registros internos;
- fotografías cuando proceda.
Cuanto mejor sea la trazabilidad, más fácil será justificar que el equipo permaneció correctamente conservado antes de su puesta en servicio.
6. Cómo demostrar que el equipo no estaba en servicio
Aquí es donde entra la documentación.
Porque decir: «Estaba guardado.»
No demuestra absolutamente nada.
6.1. Documento de puesta en servicio
Probablemente es el documento más importante.
Debe recoger:
- identificación del equipo;
- fabricante;
- modelo;
- número de serie;
- fecha de compra;
- fecha de puesta en servicio;
- responsable;
- ubicación o usuario asignado.
6.2. Documento de entrega de EPIs
Otro documento fundamental.
Cuando un trabajador firma la recepción de un equipo concreto, queda perfectamente documentado cuándo comenzó la utilización del mismo.
6.3. Registros de almacén
Ayudan a justificar que el equipo permaneció bajo control de la empresa y sin uso operativo.
7. El problema real: las plataformas CAE
Y ahora llegamos al mundo real.
Porque una cosa es la teoría.
Y otra muy distinta es lo que ocurre cuando intentas acceder a una instalación industrial.
7.1. Mi consejo después de pelearme con más de una plataforma CAE
Voy a ahorrarte tiempo.
Si tienes documentación que demuestra que el equipo estaba correctamente almacenado, dispones de una ficha de puesta en servicio, tienes trazabilidad y aun así el cliente o la plataforma CAE te exigen una revisión periódica porque el equipo tiene más de un año desde la fecha de compra o fabricación, puedes intentar explicarlo.
- Puedes enviar la documentación.
- Puedes citar la EN 365.
- Puedes justificar la fecha de puesta en servicio.
- Puedes llamar por teléfono.
- Puedes mandar correos.
- Puedes intentar razonar.
Pero te voy a contar lo que ocurre en la práctica.
¿Vas a ganar algo discutiendo tres días? Ni de puta coña.
Créeme.
Lo he intentado.
Y muchas veces quien valida la documentación ni siquiera tiene capacidad para modificar el criterio que le ha impuesto la plataforma o su procedimiento interno.
Al final te encuentras en una situación absurda.
Tú sabes que el equipo está correcto.
Tú sabes que documentalmente puedes justificarlo.
Sabes que técnicamente y legalmnente tienes toda la razón, pero…..
Ellos siguen pidiendo una revisión.
Y mientras discutes:
- el trabajador no puede entrar;
- la obra está parada;
- el trabajo no se ejecuta;
- el cliente sigue esperando.
Por eso, aunque técnicamente no siempre comparta el criterio, muchas veces mi recomendación es sencilla:
Haz la revisión y sigue trabajando.
- No porque el equipo necesariamente la necesite.
- No porque estés incumpliendo ninguna norma.
Aquí viene mi enfoque empresarial, simplemente hazlo porque el coste de discutir suele ser muchísimo mayor que el coste de revisar.
Hay batallas que merece la pena pelear pero esta normalmente no suele ser una de ellas.
8. Ejemplo práctico real
Imagina una empresa que compra diez arneses de verticales en enero de 2025.
Los deja almacenados:
- dentro de sus bolsas;
- en un almacén seco;
- protegidos del sol;
- sin entregar a ningún trabajador.
En marzo de 2026 entrega dos de esos arneses.
La fecha lógica de inicio del control periódico sería marzo de 2026.
No enero de 2025.
Porque es en marzo de 2026 cuando esos equipos pasan realmente a estar en servicio.
Ahora bien.
Si en abril de 2026 una plataforma CAE exige un certificado de revisión porque ve una factura de compra de enero de 2025, probablemente tocará revisar.
No porque técnicamente sea imprescindible.
Sino porque el acceso depende de quien valida la documentación.
9. Error habitual: confundir fecha de fabricación, fecha de compra, fecha de puesta en servicio y fecha de entrega
Uno de los errores más frecuentes que encuentro cuando reviso documentación de EPIs es que se mezclan conceptos completamente distintos.
Fabricar un equipo no es lo mismo que comprarlo.
Comprar un equipo no es lo mismo que ponerlo en servicio.
Y ponerlo en servicio no es exactamente lo mismo que entregarlo a un trabajador.
Entender la diferencia entre estas cuatro fechas es fundamental para gestionar correctamente la vida útil, la trazabilidad y las revisiones periódicas.
9.1. Fecha de fabricación
Es la fecha en la que el fabricante produce el equipo.
Conforme al Reglamento (UE) 2016/425 relativo a los equipos de protección individual, esta información debe poder identificarse sobre el propio producto o mediante los sistemas de trazabilidad definidos por el fabricante.
Esta fecha es especialmente importante porque muchos fabricantes calculan la vida útil máxima de sus equipos tomando como referencia el momento de fabricación.
Por tanto, aunque un equipo nunca llegue a utilizarse, el tiempo sigue corriendo desde esta fecha a efectos de envejecimiento natural de materiales, especialmente en productos textiles y plásticos.
9.2. Fecha de compra
Es la fecha en la que la empresa adquiere el equipo.
Tiene importancia administrativa, contable y documental, pero por sí sola no demuestra que el equipo haya sido utilizado ni que haya entrado en servicio.
De hecho, es perfectamente posible que un equipo permanezca almacenado durante meses o incluso años después de haber sido comprado.
Por este motivo, utilizar exclusivamente la fecha de compra para determinar la necesidad de una revisión periódica suele conducir a interpretaciones erróneas.
9.3. Fecha de puesta en servicio
Desde el punto de vista de la gestión del EPI, probablemente sea la fecha más importante de todas.
La puesta en servicio marca el momento en que el equipo deja de estar almacenado y pasa a formar parte de los medios disponibles para ser utilizados.
Es decir, deja de ser un equipo almacenado y pasa a convertirse en un equipo operativo.
A partir de ese momento, la empresa ya no puede garantizar las mismas condiciones de conservación que existían en almacén y comienza la vida operativa real del equipo.
La forma de documentar esta puesta en servicio dependerá del tipo de equipo.
9.4. Fecha de entrega al trabajador
En realidad, la entrega al trabajador no deja de ser una modalidad de puesta en servicio.
Cuando un arnés, un elemento de amarre, un casco o cualquier otro EPI se asigna nominalmente a un trabajador, lo habitual es utilizar una ficha de entrega de EPIs.
En ese documento quedan reflejados:
- trabajador receptor;
- fecha de entrega;
- fabricante;
- modelo;
- número de serie;
- firma de recepción.
Desde ese momento, el equipo se considera puesto en servicio.
Por tanto, en equipos de uso individual, la fecha de entrega al trabajador suele coincidir con la fecha de puesta en servicio.
9.5. ¿Y qué ocurre con los equipos de uso común?
Aquí es donde aparece la diferencia.
No todos los equipos se asignan a una persona concreta.
Por ejemplo:
- trípodes de rescate;
- camillas de rescate;
- pescantes de rescate;
- anticaídas retráctiles con recuperador;
- sacas de rescate;
- triángulos de rescate;
- descensores de emergencia;
- líneas de vida temporales horizontales;
En estos casos no tendría demasiado sentido emitir una ficha de entrega individual a un trabajador determinado.
Lo habitual es registrar directamente la fecha de puesta en servicio del equipo dentro del sistema documental de la empresa.
Por eso me gusta distinguir ambos conceptos durante las formaciones y las auditorías.
Porque técnicamente estamos hablando de lo mismo: el momento en que el equipo entra en servicio.
Pero documentalmente pueden existir dos formas distintas de acreditarlo:
- mediante una ficha de entrega al trabajador cuando el equipo es de uso individual;
- mediante una ficha o registro de puesta en servicio cuando el equipo es de uso común.
Lo importante no es el nombre del documento.
Lo importante es poder demostrar cuándo el equipo dejó de estar almacenado y pasó a estar operativo o disponible para su utilización.
10. Qué debería incluir una buena ficha de puesta en servicio
Lo recomendable serían los siguientes datos:
- empresa propietaria;
- tipo de equipo;
- fabricante;
- modelo;
- norma aplicable;
- número de serie;
- fecha de fabricación;
- fecha de compra;
- fecha de puesta en servicio;
- trabajador asignado;
- ubicación;
- firma del responsable;
- fecha prevista de próxima revisión.
Sin documentación, la defensa es complicada.
Con documentación, al menos existe una trazabilidad técnica razonable.
11. Conclusión
La obligación de revisión periódica de un EPI anticaídas no debería vincularse automáticamente a la fecha de compra ni a la fecha de fabricación.
Lo verdaderamente importante es determinar cuándo el equipo entró en servicio.
Pero para poder defender ese criterio es imprescindible demostrar dos cosas:
- Que el equipo no había sido utilizado.
- Que el equipo estuvo correctamente almacenado durante todo ese tiempo.
Si puedes demostrar ambas circunstancias, la fecha de puesta en servicio tiene todo el sentido técnico y documental del mundo.
Si no puedes demostrarlo, la situación cambia completamente.
Y recuerda una última cosa.
Cuando una plataforma CAE o un cliente te exigen una revisión aunque tengas razón técnicamente, muchas veces la solución más inteligente no es discutir.
Es revisar el equipo, emitir el certificado y dedicar tu tiempo a trabajar, que normalmente resulta mucho más rentable.
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